Réaliser la refonte d’un site en 3 jours ? Voyelle a relevé le défi !

La refonte d’un site peut souvent être perçue comme un gros challenge, surtout lorsqu’il est réalisé en interne. Des questions légitimes émergent :

• Comment relever ce défi, en impliquant les différentes parties prenantes ?
• Comment réussir à créer un site dont nous soyons fiers ?
• Comment s’organiser pour concevoir le nouveau site en respectant les objectifs, les besoins des utilisateurs et le timing ?

Il est vrai que ce processus implique effectivement une imbrication d’enjeux à la fois managériaux, organisationnels, psychologiques, techniques, opérationnels, créatifs, marketing et de communication. Il peut parfois durer des mois, voire des années dans certaines situations ! Chez Voyelle, nous en sommes bien conscients.

Apprendre, jouer, collaborer, tester, innover

Trois jours. C’est le temps que nous nous sommes donnés chez Voyelle, à consacrer entièrement à la refonte du site de Voyelle Formation. Lorsque nous avons pris cette décision, le ressenti de chacun à l’idée de relever ce défi variait d’une personne à l’autre : questionnement sur la faisabilité, stimulation, quantité et qualité à produire en une courte de durée, challenge et hâte de commencer…
Dans tous les cas, nous en sortirions grandis et aurions fait un grand bond en avant dans l’avancement de ce chantier. De plus, cette expérience enrichirait l’accompagnement que nous offrons à nos clients. Puisque chez Voyelle, nous aimons les défis, nous nous sommes dit : relevons le challenge ensemble !
Pourquoi ? Le plaisir d’expérimenter, d’apprendre, de vivre un moment enrichissant et plaisant.

Comment avons-nous relevé le défi ?

Nous avons pu compter sur différents facteurs pour en faire un succès :

• Une équipe impliquée, qui a envie de travailler sur le projet
• Un processus qui favorise la créativité, l’écoute et l’agilité
• 3 jours accordés et planifiés pour prendre le temps de réflexion et de conception
• La confiance accordée à chacun, leur permettant de s’exprimer librement
• Des objectifs de refonte de site clairement identifiés

Et si la refonte d’un site était en fait une opportunité d’expérimentation, de découverte et de construction collective ?
Afin de préparer le terrain, nous avons confié l’animation de ces trois jours à Carine, cheffe de projet chez Voyelle, qui a mis à profit son expérience, son attitude zen et ses talents de facilitatrice.

Plusieurs enjeux se présentaient à nous :

• D’ordre ergonomique (l’expérience-utilisateur)
• D’ordre communicationnel (la communication de l’identité de Voyelle Formation)
• D’ordre rédactionnel (un volume substantiel de contenus écrits à produire)
• D’ordre humain (Premièrement, il fallait intégrer une participante qui contribuait à une refonte de site pour la première fois et dans un second temps, il s’agissait d’un processus expérimental, nous ne savions pas ce que nous arriverions à produire ni quel serait le résultat final.)
• D’ordre purement logistique : le temps était compté et les résultats attendus !

Au cœur de l’expérimentation

Afin d’optimiser l’énergie nécessaire à la réalisation de ce projet, une approche agile, transparente, transversale, participative et bienveillante s’avère bien efficace. De cela, nous étions convaincus. Chez Voyelle, c’est élémentaire mon cher Watson !

Encore fallait-il trouver une méthode qui favorise le succès de cette expérimentation. Pas si élémentaire que ça finalement … Cependant, nous étions convaincus que grâce à la créativité, tout peut être réalisé, car c’est ce qui anime notre équipe quotidiennement. Pour ce faire, nous avons donc pris une grande inspiration, une bonne expiration et découpé ce grand projet en petites étapes simples.

Une bonne phase de préparation

Tout d’abord, il y a eu un travail de préparation à réaliser, dont toute la science consiste à mettre sur papier les besoins et les objectifs du projet. Cette réflexion a été réalisée par notre cocktail d’experts, de chefs de projet et l’équipe du Centre de formation, qui a identifié et formulé les besoins et attentes des utilisateurs qu’ils côtoient au quotidien. Merci à toute l’équipe de Voyelle pour votre participation sans laquelle la suite n’aurait probablement pas été si joyeuse !

Jour 1

Les portes se referment en petit comité : on se place en cercle pour entrer dans le vif du sujet. Les regards se toisent, les méninges s’activent …

Reformuler la problématique

Tout d’abord, bien redéfinir la problématique s’avère essentiel. Si nous pouvions formuler les enjeux en une seule question, quelle serait-elle ?

Récolter les ingrédients

La récolte d’ingrédients, c’est le moment où l’on se demande comment répondre à tous les questionnements qui fusent. Alors, histoire de se vider la tête et d’avoir une vue d’ensemble sur toutes les problématiques sous-jacentes, on demande à tous de partager leurs questionnements, grâce à une abondance de post-its et de méninges, en mode sprint.

Concevoir les personae, fil conducteur du processus

Le rôle du personae permet de se focaliser sur les utilisateurs cibles afin de mieux répondre à leur besoins et attentes et de créer une expérience positive et engageante. D’où l’importance d’y accorder TOUTE notre attention… Après un recueil de données réelles collectées en amont auprès des utilisateurs potentiels, nous avons créé notre personae primaire c’est-à-dire l’utilisateur principal du site.

Trier les contenus à garder et ceux à créer

Une fois ce travail élaboré, c’est le moment de faire le grand ménage ! Alors, l’on sort tout de la boîte afin de faire le tri entre les contenus que l’on peut garder et ceux que l’on doit créer. La répartition entre les auteurs et co-auteurs se fait pour la rédaction du jour suivant.

Ce que nous avons aimé à l’issue de la première journée ?

• Le côté chaleureux, la générosité
• La participation, l’implication de chacun
• La production d’idées
• La recherche d’inspiration graphique
• Le déroulé de la journée
• Le rythme
• La dynamique des différents moments
• Le timing respecté
• La quantité riche de contenu
• L’alignement de chacun vis-à vis du sujet

Après, chacun rentre chez soi pour un temps de repos. Au dodo ! Eh oui, même en mode sprint (surtout en mode sprint), le repos est nécessaire. Le cerveau travaille même la nuit et on est toujours plus efficaces bien reposés…

Jour 2

Le deuxième jour, nous utilisons le travail réalisé pour plonger dans la phase de réalisation : le maquettage et la création de contenu. Cette phase demande davantage de concentration et est aussi plus solitaire. A chacun sa sauce et son expertise ! Afin de faciliter les échanges et les itérations, nous procédons de manière collaborative par différents procédés, supervisés par la cheffe de projet. Nous n’aurions pu le faire dans autant de convivialité, sans une bonne dose de motivation, de préparation, de focus et sans l’attitude zen et apaisante de Carine, qui a su mettre à profit une heureuse alliance de savoir-faire et d’expérience. Une main de fer dans un gant de velours…

Ce que nous avons aimé, à l’issue de cette seconde journée :

• Bien travailler le matin (c’est le moment qui génère la meilleure énergie de création)
• Le maquettage, la création graphique
• La création de contenus
• Être agréablement surpris par la quantité de contenus générés
• Confiants pour finaliser les contenus demain
• Pas de jugement dans les échanges d’idées
• Pas de perte de temps
• L’apport des compétences des autres dans la réalisation du contenu
• Les itérations, la récolte de feedback et la bonification de la maquette graphique
• L’engagement et l’investissement de chacun qui génère de l’énergie
• Il y avait des biscuits 😉
• La complémentarité des regards
• Tout ce qui ressort servira de matière de base pour plus tard
• Nos échanges
• L’autogestion des groupes

Jour 3

Le troisième jour, c’est le moment où l’on se donne la petite tape dans le dos pour se féliciter du travail réalisé la veille et pour se motiver à poursuivre : la corédaction des contenus, la relecture et la correction des textes, la récolte de feedback pour la création graphique et la conception de l’expérience-utilisateur. On se regarde dans les yeux et on se dit :

« Allez, dernière ligne droite ! »

L’alternance entre temps d’échange (qui permettent de recueillir les feedbacks) et les temps de travail seul, permettent de caler les contenus progressivement dans la structure du site, à laquelle Rozenn s’affaire, toujours à l’écoute, curieuse et souriante … et de manière redoutablement efficace ! Lorsqu’une tâche est terminée, l’on passe à l’autre, grâce à un heureux mariage de compétences dures (Hard Skills) et de compétences douces (Soft Skills) 😊.

Voici ce que nous avons retenu de cette expérimentation

Il s’agit d’un format intéressant et efficace, qui favorise :

• L’alignement sur le projet
• Intégration
• La récolte de feedback et les itérations (ce qui fait gagner du temps)
• Une génération collective plus riche
• Un volume de contenus satisfaisant, compte tenu de la deadline
• Une belle expérience. Nous sommes heureux du travail accompli et de l’avoir fait ensemble.
• Une première version (V1) de notre site
• Un coup de boost dynamique pour le maquettage et la création de contenu
• Un plus, pour l’apport de confiance, d’énergie, de cohésion et de motivation au sein de l’équipe, qui rayonnait une énergie positive et dynamique durant ces trois jours, portés par une vision d’ensemble claire et stimulante …

En résumé, un projet stimulant, réussi et réalisé avec beaucoup de plaisir et satisfaction de l’équipe prête à renouveler l’expérience…. Même s’il reste encore quelques ajustements, cette méthode est efficace et permet de mobiliser une équipe au démarrage d’un projet complexe, sans perdre l’énergie enthousiaste du départ…

Voir le site

Le mot de Carine :
« J’ai apprécié faciliter et expérimenter ce format en 3 jours. Un projet stimulant alliant plaisir, agilité et efficacité. »

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